[책리뷰] 토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술

#책 소개

 

 

토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술 (아사다 스구루. 시사일본어사 / 2016. 4. 15. 발행)

 

#들어가며

「한 장의 보고서만으로도 일은 극적으로 바뀔 수 있다」 는 저자의 말처럼 저자는 ‘현재 하고 있는 업무'를 한 장으로 요약하기 위해 내용을 정리하고, 그 정리한 내용을 기초로 생각을 요약하는 과정에 있어서 필요한 노하우를 사람들에게 전달하기 위해 이 책을 출간했다고 합니다.

그리고 이 책을 통해 업무뿐만 아니라, 다른 여러 상황에서도 응용할 수 있길, 그리고 이를 통해 놀라움을 실감하는 멋진 경험을 만끽하길 바라는 마음에서 글을 적었다고 합니다.

 

#종이 한 장으로 요약하는 기술이 필요한 이유

 

 

 

0. 저자는 ‘토요타’에서 요구하는 한 장 보고서의 특징으로 한눈에 전체가 보인다(일람성), 틀이 있다(틀), 틀마다 제목이 붙어 있다 세 가지를 말하고 있습니다.

 

‘말보다 단 한 장의 종이가 훨씬 쉽고 간단하게, 상대방에게 필요한 정보를 전달할 수 있다’는 저자의 말에서 유추해볼 때 한 장 보고서의 특징을 잘 이해한 후 글과 보고서를 적는 것이 무엇보다 중요하다고 생각합니다.

 

1. '종이 한 장'으로 정리해보면, 내가 내용을 잘 알고 있는지 없는지를 알 수 있다고 합니다. 그렇기 때문에 ‘종이 한 장’으로 정리하는 작업은 머릿속의 생각을 구체화하는 작업입니다.

 

2. 결재권자는 바쁩니다. 그래서 직원 입장에서는 결정권자가 단시간에 보고 결정할 수 있는 서류, 다시 말해 보고 이해할 수 있는 보고서를 만들어야 합니다.

 

 

 

3. ‘종이 한 장’은 회의 낭비를 줄이고 원활한 진행을 도와 줍니다.

 

4. 일을 잘하는 사람은 업무 ‘틀’을 파악하고 있고, 이것이 바로 ‘종이 한 장’으로 요약할 수 있습니다. 

 

5. 독창적인 ‘한 장’으로 본인과 주변 동료들의 일의 능률을 높일 수 있고, 업무 시간을 줄여줄 수 있습니다.

 

#종이 한 장으로 요약하는 방법

1. 한 장의 종이를 만들기 위해서는 먼저 본질적인 부분을 추출해 체계화시켜야 합니다.

그러기 위해서 저자는 주제, 3색 펜(녹색, 파랑, 빨강), 한 장의 종이를 준비해야 한다고 말합니다.

(*저자는 이 방법을 '엑셀1' 틀로 설명합니다.)

 

 

(*저자가 생각 정리를 위해 제시한 ‘방법’ 이며, 본인에게 적합한 방법이라면, 적용해 보시는 것도 좋을 것 같습니다.)

 

2. 종이에 글을 적는 것이 뇌의 기능이 더 강하게 작동하기 때문에 정보를 더 잘 이해할 수 있습니다.

 

3. 기획서는 원하는 반응을 얻기 위해서 자신만을 위한 것이 아니라, 상대방을 생각하고 만들어야 합니다. 

 

4. 우선순위를 정해놓고 일을 하게 되면, 효율적으로 업무를 할 수 있고 야근을 줄일 수 있습니다.

 

# 종이 한 장으로 요약하는 응용편

1. 생각을 요약하고 논리적으로 이해하기 쉽게 전달하기 위해서는 what, why, how 방법을 사용해봅니다.

(*저자는 이 방법을 '2w1h' 틀로 설명합니다.)

 

 

 

2. 종이 한 장으로 요약하는 것의 최종 목표는 서류가 없는 상태로 순발력 있게 상황에 대처할 수 있게 만드는 것입니다. 그리고 이런 능력을 갖춘다면, 결국 주변에서 필요로 하는 사람, 계속해서 선택받을 수 있는 사람이 될 것입니다. 

 

3. 결국 저자는 '전달력'을 개선하는 방법으로 '종이 한 장'으로 요약하는 것을 말하고 있으며, 이런 과정의 반복된 연습을 통해 누군가에게 꼭 필요로 하는 사람이 될 수 있을 것이라고 알려줍니다.   

 

#책을 읽고 생각했습니다.

1. 이 책은 (세계적인 기업 '토요타'의 일하는 방식, 보고하는 방법에 대한 비밀을 알려 주는 것이 아니라), 우리가 그동안 흔히 볼 수 있었던 '기획서 잘 쓰기', '보고서 잘 만드는 방법'을 알려주는 책들과 유사했습니다. 

 

2. 다만, 글 중간중간 다양한 그림(도표)이 놓여있고, 짧고 가독성 높은 구조로 되어 있어서, 쉽게 읽을 수 있었습니다.

 

3. 특히, 저자 본인만의 경험, 방식, 틀을 활용하여, 자료를 요약하고, 생각을 정리하고, 의사전달까지 하는 방법을 알려주고 있으면, 이런 것들을 제가 하고 있는 일, 그리고 일상생활에 적극적으로 활용하고 접목한다면 많은 되움이 될 것 같다는 생각도 하게 되었습니다. 

 

4. 그래서 '토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술'이라는 책은 가볍게 부담없이 읽고, 본인이 하고 있는 일을 조금이나마 개선해보고 싶어하는 분들이 읽으면 좋을 것 같습니다.

(*하지만, 엄청난 스킬이나 비법을 알려주는 것은 아니고, 대략적인 내용으로 누구나 충분히 예상할 수 있다는 수준이라는 점이 조금 아쉽습니다.) 

 

5. 마지막으로 지금 제가 겪고 있는 일과 고민들을 '종이 한 장'으로 깔끔하고 말끔히 정리할 수 있는 능력이 저에게도 있었으면 좋겠다라는 바람 속에서 글을 마칩니다.

(물론, 오늘부터라도 이 책에서 배운 방법을 활용해서, 요약하고 정리하고 생각하는 능력을 키워봐야 겠습니다.)

 

 

2020. 1. 29. 읽어보고 생각했습니다.